企業活動において、業務効率を最大限に高めることは競争力を維持するうえで欠かせない課題だ。しかし、多くの企業が複雑化した業務プロセスや隠れた非効率に直面し、それらの原因を正確に把握できていないのが現状である。こうした状況に対して有効なアプローチが「プロセスディスカバリー」だ。プロセスディスカバリーは、システム上のデータを基に業務プロセスを自動で可視化し、ボトルネックや重複業務、遅延の原因を特定する手法である。本記事では、プロセスディスカバリーの手法や具体的なツール、実践的な導入ステップを通じて、企業が効率的に業務を最適化するための道筋を示す。
プロセスディスカバリーとは何か？
プロセスディスカバリーとは、企業内の業務データを活用して実際の業務プロセスを自動で抽出・可視化する手法である。一般的に業務改善を行う際には、業務フロー図やマニュアルが参考にされるが、こうした資料はあくまで理論的なモデルであり、現場の実際の業務フローとは大きく乖離していることが少なくない。プロセスディスカバリーでは、業務システムやITツールに記録された操作データ、イベントログを解析することで、現場の実態をリアルに把握し、課題を浮き彫りにする。例えば、特定の業務において、手作業の多い箇所や処理時間が過度にかかる部分が見つかれば、それが非効率の原因であると特定できる。さらに、部署間の連携やシステムの処理におけるボトルネックを特定することで、業務改善の方向性が明確になる。
業務可視化が企業にもたらす効果
プロセスディスカバリーによる業務可視化は、企業に多くの効果をもたらす。その最大の効果は、業務の全体像を客観的かつデータドリブンな視点で把握できることにある。従来のヒアリングや観察だけでは発見しにくい業務の遅延、重複、手戻りなどの問題がデータ解析によって浮き彫りになるため、改善の精度が飛躍的に向上する。特に、複数の部署やシステムが絡む業務プロセスでは、隠れたボトルネックや手作業の多い部分が効率化の妨げになっているケースが多い。プロセスディスカバリーによってこれらの問題を特定し、最適化することで、業務の生産性向上やコスト削減が実現する。
プロセスディスカバリーの手法と主要ツール
イベントログ分析とプロセスマイニング
プロセスディスカバリーの中心的な手法は、システム上に蓄積されたイベントログを解析する「プロセスマイニング」である。イベントログには、業務プロセスの進行状況や操作履歴、システムの処理記録が含まれており、これらを統合的に分析することで、実際の業務フローが可視化される。プロセスマイニングには主に三つのアプローチがある。第一に「プロセスディスカバリー」では、システムデータをもとに業務の全体像を図式化し、実際に行われているプロセスを明確にする。次に「コンフォーマンスチェック」では、可視化されたプロセスと理想の業務フローを比較し、逸脱点や非効率な部分を特定する。最後に「拡張プロセス分析」では、パフォーマンス指標を用いて業務の改善余地を探り、最適な業務フローを設計する。
主要ツールとその特徴
プロセスディスカバリーを実践するためのツールは数多く存在するが、その中でも代表的なものとして「Celonis」「UiPath」「Pipefy」が挙げられる。Celonisは、世界的に評価の高いプロセスマイニングプラットフォームであり、膨大な業務データを統合・解析し、業務プロセスの可視化を実現する。特に、大規模なシステム環境における業務のボトルネック発見に強みを持つ。また、AIと機械学習を活用した高度な分析機能が搭載されているため、企業の意思決定を強力にサポートする。UiPathは、タスクマイニングの分野においてリーダー的存在であり、現場レベルでの業務改善に優れている。特に、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）と連携することで、業務の自動化と最適化を一体的に進めることができる点が特徴だ。Pipefyは、プロセスの構築と管理に特化したプラットフォームであり、可視化された業務フローに基づいて業務の自動化や最適化を進めることが可能だ。
プロセスディスカバリーの導入ステップ
プロセスディスカバリーの導入は、データの収集から業務改善の実行、さらには継続的な効果測定に至るまで段階的に行われる。まず最初に、業務システムやITツールからイベントログや操作履歴データを収集し、これを統合する作業が必要となる。複数のシステムが関与している場合にはデータの整合性を取ることが重要だ。次に、専用ツールを用いて業務プロセスを可視化し、現場の実態と理論モデルを比較しながら、業務の全体像を明確にする。この段階で、非効率な作業や遅延の原因、重複業務が浮き彫りになる。可視化によって明確になった課題に対しては、具体的な改善策を計画する必要がある。例えば、業務フローの再設計やRPA導入による手作業の自動化、あるいは不要なタスクの排除などが挙げられる。改善策を実行した後は、再度データを収集し、改善の効果を測定することが不可欠である。これにより、継続的な業務改善サイクルが確立され、企業の業務効率が向上していく。
まとめ
プロセスディスカバリーは、企業の業務効率化と最適化を強力に支える手法である。データを基に業務を可視化することで、従来見えなかった非効率やボトルネックを発見し、具体的な改善策を実行することが可能になる。特に、デジタルトランスフォーメーションを推進する企業にとって、プロセスディスカバリーは競争力向上の鍵となるだろう。企業が継続的な成長を遂げるためには、データ活用を基盤とした業務最適化が不可欠であり、その実現のためにプロセスディスカバリーの導入が今後ますます重要になることは間違いない。